Данные для первого управленческого отчёта уже есть в вашей компании
Чтобы начать использовать аналитику, не обязательно сразу внедрять новую систему или менять 1С.
В большинстве строительных компаний нужные данные уже есть. Они просто находятся в разных документах и не связаны между собой.
Для первого отчёта по одному объекту достаточно шести источников.
1. Контракт и смета
Из них берём:
— перечень и объёмы работ;
— договорную стоимость;
— единицы измерения;
— плановый бюджет.
2. График производства работ
Он показывает:
— когда должна выполняться каждая работа;
— продолжительность и последовательность этапов;
— плановое выполнение на текущую дату.
График может вестись в MS Project или Excel. Важнее, чтобы его работы можно было сопоставить со сметой.
3. КС-6а или производственный отчёт
Здесь фиксируются фактически выполненные объёмы.
Этот источник позволяет сравнить план графика с реальным выполнением на площадке.
4. КС-2 и КС-3
Они показывают, какой объём:
— предъявлен заказчику;
— принят;
— включён в стоимость выполненных работ.
Так становится виден разрыв между фактическим выполнением и оформленной выручкой.
5. 1С и платёжный календарь
Из них получаем:
— фактические затраты;
— оплаты поставщикам и подрядчикам;
— предстоящие платежи;
— ожидаемые поступления.
6. Реестр закупок и поставок
Он показывает:
— что заказано и оплачено;
— когда ожидается поставка;
— какие работы могут остановиться при задержке.
Главная сложность заключается не в загрузке файлов в Power BI.
Необходимо найти одну и ту же работу во всех документах: в смете, графике, КС-6а, актах и учёте затрат.
Для этого каждой работе нужен единый идентификатор.
Например:
АР-МОН-001 — Монолитные стены, секция 1, этаж 3
Тогда по каждой работе можно собрать полную цепочку:
план → выполнение → приёмка → затраты → оплата.
Начать лучше с одного объекта и ограниченного перечня работ. Первый отчёт можно собрать в Excel и Power Query. BI понадобится позже, когда структуру данных уже проверили и обновление нужно автоматизировать.
В следующей статье разберём, почему смета и график часто не сопоставляются напрямую и как привести их к единой структуре.
Статья подготовленна совместно с Business Ecosystem